行政服务助理经理 & 采购

2024年7月29日

行政服务助理经理 & 采购部与副总裁一起工作, 行政及财务处处长, 控制器, 财务部员工及其他成员, 协调书院的行政及财务运作，以确保书院的运作诚信及长远的财务可行性. The Assistant Manager’s duties include managing the purchase order and 采购 system including College-issued credit cards; directing the operation of the 具有里程碑意义的大学 mailroom including outgoing and incoming mail and package delivery; managing internal telephone account systems; and acting as liaison with the College’s property and liability insurance broker. 行政服务助理经理 & 采购部门负责管理校外团体的校园租赁. 行政服务助理经理 & 采购部监督学院接待员，并为VPAF提供其他指定的监督和管理职能支持.

具体职责:

• 指导和协调 Business Office functions including telephone reception and general information; outgoing and incoming mail and mail 分布, 包裹接收和分发, 关键捲, 一般供应订购. 
• 指导和协调, 应付账款, 采购订单程序, 并进行所有的一般排序, 帮助确保及时的订单, 收据, 分布, 以及向供应商付款.
• 监督学院的电话计费系统.  为教职员工更新电话信息以及SharkNet目录.
• 协调外部供应商的业务关系，维护和维修复印机和邮资表.  这包括监督合同和在合同到期时进行投标. 这些供应商还需要进行费用跟踪.
• 维护部门的行政记录，包括学院合同和服务协议, 保险投资组合, 以及相关的行政资料. 
• 对员工的回应, 学生及家长, 外部供应商, 和销售代表回答问题，并解决广泛的行政和大学相关的问题和情况.
• 维护与供应商、卖主和承包商的关系.
• 管理学院发行的信用卡账户，并作为学院的授权代表进行变更, 维护, 添加, 并删除信用卡用户.
• 作为学院和学院责任保险经纪人之间的联络人, 财产, 车辆, 以及其他保险政策.  与VPAF合作确定年度保险预算.  维护有关保险索赔和法律诉讼的机密记录.
• 管理校园空间向外部团体的租赁，包括协调学术和学生事务以及设施部门.  创建租赁协议，提交设施工作请求和发票组.
• 监督学院前台包括招聘职责, 绩效评估, 工作时间表和纪律.
• 参与广泛的行政和规划职能，以支持所有学院部门.
• 根据要求准备报告并履行其他相关职责，以确保部门的有效和高效运作.
• 维护和提高技术知识和计算机技能，以跟上技术的最新发展，以支持工作职能.  每年审查计算机硬件和软件的充分性，并就现有行政系统的有用性和适当性提供投入.
• 与部门员工一起规划部门协作和工作流程，并与其他部门员工合作完成时间紧迫或复杂的任务.
• 审核并提出建议以支持部门的财务和内部控制.  运用部门的政策和程序，促进高效和管理良好的业务运作
• 维护大平原动力公司的固定资产记录.
• 完成分配的其他任务.

所需资格及技能:

五年不断增加的职业责任, 经验, 并有出色的商务办公管理经验, 采购, 监督, 客户关系, 以及完成这项工作所必需的其他特定技能. 有很强的商务办公室实务知识，尤其在采购方面. 能够及时、有效地完成工作任务. 较强的分析能力和解决问题的能力. 较强的领导能力和人际关系, 监督, 组织能力, 包括规划, 工作安排和员工协调. 能够调动员工的积极性，完成涉及多个员工职能的复杂项目，并与其他内部和外部人员进行协调. 能够独立工作, 指导别人的工作, 并进行良好的职业判断. 具有良好的口头和书面沟通能力. 能够与所有学院员工进行沟通，并代表地标学院与包括学生在内的广泛和不同的受众进行区分, 父母, 的同事们, 供应商及承办商. 能够管理敏感和机密的数据和情况，涉及地标学院和整个社区的所有组成部分. 必须熟练使用Excel、Word和Outlook. 有会计和大平原工作经验者优先.

物理的要求:

能够在门和楼梯上搬运重物. 需要大量使用电脑，包括重复的手和手腕运动. 有时可能需要出差.

工作条件:

综合办公及校园环境. 职责要求与管理层进行定期和敏感的互动, 学生及家长, 教师, 工作人员, 公众人士, 供应商和承包商，无论是面对面还是通过信息技术.

• 工作人员